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晚上七点，Tom从办公室走出，电话却在这时响起，“有件紧急的任务想要麻烦你，明日要给客户提案，今天晚上10点前得先寄给大老板看过”，主管在电话那头风风火火地交代著任务，Tom不疾不徐的从公事包裡，拿出刚入手的新笔记本，就这样在公车站旁打开档案，做最后一次确认。
在这个高度紧绷、工作一个接著一个而来的时代裡，Tom的这些情况一定都发生过在你我身上，“时间不由得自己安排、重要的事情一再被延后”，从前的他多半是叹了一口气，摸摸鼻子把接下来的约会或私人行程挪开。
当意外出现、总是会扰乱既定的计划，令人感到沮丧，时间管理彷彿正变得遥不可及。也因为如此，近年来许多杰出工作者开始思考，真正的时间管理理应把“零碎”及“意外多出来”的时间计算进去，为这些不可预期的事件做好相关准备，才能保证更好的工作效率。
过去我们都以为做好行程安排就是做好了时间管理，但成功学大师史蒂芬．柯维（Stephen Covey）表示：“时间管理其实是一种误解，我们的挑战不是管理时间，而是管理我们自己”。
而我们可以怎么准备、又如何善用工具做好“自我管理”，以下提供给所有工作者三个要素以供参考：
1. 确保所有环节都不会阻碍你：
先想像这个情况，多数工作者都会记得把相关文件存进云端中，以便于在任何需要的时候可以随时编辑。但你我都可能遇过这样的情况：“网络断线或不稳定时，云端怎么连也连不上去”！
没有网络，或者VPN连不上公司公槽硬碟存取资料时的窘状，让工作者彷彿断了手脚一样，什么也做不来，想要好好工作，却被这种科技意外阻碍。也因此，有愈来愈多的工作者选择使用 OneDrive 这个云端硬碟工具，其最强大的功能在于，只要你在储存文件、档案的同时，按下“离线使用”，那么无论在荒郊野外、网路不稳定的地方，也都可以轻松调取文件进行编辑。
2. 将to-do list分门别类：
史蒂芬．柯维（Stephen Covey）提倡将“重要——不重要”、“紧急——不紧急”作为X、Y轴，让所有工作者能按照事情的“重要但不紧急”、“重要且紧急”、“不重要不紧急”、“不重要但紧急”四个象限做分类，然后放在自己可以看得见的地方。
Windows Ink 有个便笺功能正好可以拿来应用，四张便笺用不同的颜色区分，让人一目了然，而且最重要的是，你一打开电脑就可以看见。
这个to-do list最好用的地方在于，当你有零碎时间可以应用时，可以依据时间的长短（是15分钟还是1.5小时）、手边有什么可以利用的工具（任务是可以独立完成或是需要讨论），做出最好的选择，让当前的自己可以充分解决一项任务，而不会把自己弄得焦头烂额。
3.每天留15分钟找回专注力：
除下班后总有意外任务、原开会计划突然延后，这些不在意料之内的变化，总会让人心烦气躁，这时，适时给自己一点放松的时间，会让情绪稳定、心神归位。
比起一直维持高度紧绷的情绪在工作，不如选择在45分钟的专注工作之后，休息15分钟，让自己重新开机、放鬆一下，不至于弹性疲乏，也才能再创下一个高效曲线。这15分钟的时间也不是随意应用或发呆，你可以拿著平板或相对轻薄的笔记本换个环境演示准备好的简报，或是带著这份简报去跟其他同事讨论与交流，作为下一次修改的基准。
用对工具做好时间管理便能享快乐人生！
（来源：管理思维；校排：非凡8）