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每天上班，一坐到办公桌前的第一件事是什么？许多人的回答都是：打开计算机，点开 e-mail 收信、回信。
面对 e-mail 这个职场上最普遍使用的沟通工具，绝大多数人都用得顺手顺畅，因为写一封中文 e-mail，文笔好坏见仁见智，要达意并不难。但是，如果突然要你写一封英文 e-mail 呢？
你可能会发现自己立即陷入这样的窘境：光是查询这个字、那个词、这句话的英文要怎么说，就让你抓破头、耗去了大半天的时间；写完后，也不太确定自己写的对不对，怀疑真的可以寄出去了吗？
无论是中文、英文 e-mail，目的都在于清楚沟通讯息，为什么换个语言，难度就立刻增加十倍、百倍？或许你直觉就会归咎于自己「英文不好」，但是在你打算恶补文法、狂背单字之前，不妨先试试一个快速有效的方法：参考范本、复制贴上。
首先，你或许已经有一点英文 e-mail 的基础了，因为开头称 Dear 或结尾语用 Best Regards，你可能早就这样用了。日本商务英语教学公司 Integral Element 总经理“井上由美子”表示，英文 e-mail 的开头和结尾部分，某种程度上都已经是惯用的句型了，只要把这些句型记熟，写出来的信就不会太离谱。
其次，e-mail强调的是“沟通”，而非“文法的正确性”，主旨和内容力求简洁易懂就好。一般来说，英文 e-mail 写作原则可以浓缩成 4 个英文字：K.I.S.S.（Keep it short and simple），就是简单、简短之意。
简短的标准是什么？日本《Associé》杂志2014年4月号以“绝对派得上用场的英文”为题，访问了常写英文 e-mail 的经理人。一是在英特尔（Intel）工作的“平井友和”，他在海外工作长达10年，常和各种国籍的同事、客户写 e-mail，培养出一套独门的写作技巧：如果想要对方读信，最好的方法就是把一封信拆成好几封，“短到一封信只讲一件事”。他与许多外籍工程师合作并观察到，许多人常会把冗长信件留到一天的最后才读，但很短的信会马上阅读。甚至有些人只读最前面两、三行，后面太长的部分就不阅读了。
协助海外企业在日本营销的“森内创”则表示，英文 e-mail 的重点是明确传达内容。他把 e-mail 划分为3类：“询问（ask）、请托（request）、提案（proposal）”，e-mail 的主旨也应以此开头，让收信者知道这封信的目的，及需要收信者做出什么行动。
虽然开头和结尾不难，中间也不需要长篇大论，但是我们在写英文 e-mail 时，仍会不时感觉“卡卡的”、“不确定这样说是否正确”、“难以拿捏轻松与正式的口吻”。因此，写英文 e-mail，就算是简单的内容，也要花上一番功夫去构思。
据调查公司 Radicati 研究预估：2015 年，每人每天平均将收发 125 封 e-mail。如果你能快速掌握英文 e-mail 的写作原则与常用结构，回复英文 e-mail 就会更有效率！试想一下，这能省下多少时间？
作者：张玉琦（台湾）；
来源：Manage Today；
图片：FreeStockPhotos；
校排：非凡8（Favo8.com）。