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2020年农历新年，新冠病毒（COVID-19）在中国爆发，部分企业按国家有关部门指引在春节假期之后以远程办公、家庭办公等形式逐渐恢复商业活动。虽然，中国在2003年也曾遭遇过类似程度的病毒（非典）侵扰，但在近十年的经济快速发展后的今天，多数企业依旧对如何高效召集远程会议存有困惑。
睿迈国际的首席战略官「姚晶磊」先生，曾于2003年中国非典期间任职于某跨国企业，全权负责过当时中国地区雇员家庭办公的组织与协调管理工作，本文是对他个人进行的口头访谈记录，他就如何成功组织远程会议（在线会议）提供了以下建议与观点：
1、会议设备保障：
远程会议组织方（主持方）的接入线路，要能同时兼顾多方、多地区的稳定接入，以支持远程会议的正常召集（特别应该考虑到不同雇员在远程办公时，能最佳使用的接入设备）。需要进一步注意的是，除了需要准备好一条主线路供大家接入之外，还需要有一条接入形式不同的备用线路（以防止参会人在主线路上遇到意外故障时，可以通过备用线路快速接入远程会场）。有关主/副线路的选择上，可以考虑以下4种企业常用方式：
- 选用电话会议运营商提供的主机设备和服务，同时作为主/副线路（通常内含1条加密的主线路，外加1-2条可用其它方式拨入的备用线路）；
- 架设企业专用的流媒体服务器作为主线路并为每一个参会者提供账号与密码，外加1条通过其它语音方式接入的备用线路（如固话、手机APP等）；
- 购买电商提供的语音会议平台作为主线路，外加1条通过其它语音方式接入的备用线路（如固话、手机APP等）；
- 使用家庭宽带线路加语音软件作为主线路，外加1条通过其它语音方式接入的备用线路（如固话、手机APP等）。
2、完整会议策划：
远程会议与传统会议一样需要进行提前的周密策划，甚至会比传统会议准备度更高，因为远程会议是隔着通信媒介进行的不见面的会议，要体现出比平时更高的议事效率，所以就更应该做好前期筹划与准备工作，例如：
- 策划会议主题、议题及大致内容（按复杂度，可以准备提纲，也可以是简案）；
- 确定出席的必要部门、岗位层级或具体职位，以及确定出席的最低总人数（决定了决议是否有效）；
- 确定预期的输出结论、结果。
如果远程会议非常重要，还可以出台必要的奖罚标准，如：按部门或团队考核的出席率、迟到或早退的奖惩等等。
3、全局会议记录：
正因为远程会议有不见面但又要提升会议效率的特殊性，每一场远程会议在进行时都要安排专人做好会议纪要。如果条件允许的话，最好规定参加会议的每一个人都各自做记录（看公司是否有这方面的培训和职业习惯），在会议结束后再交由指定的人负责纪要汇总工作，最终就能输出一份正式文件，并分发到各相关部门或团队的手上。除此之外，还要指定专人负责会后答疑、待办事项跟进等具体工作。
总而言之，不论是远程会议还是现实中的面对面会议，上述的2、3条都非常有利于高效会议的举行。希望「姚晶磊」先生的职场经验与建议，可以为2020年疫情后中国企业的复苏和远程办公带来启示。
作者：Melissa Ong（睿迈国际，国际合作人）
背景：Melissa 在公司担任海外市场总监，全权负责国际市场与公共关系、全球客户服务等管理工作，她拥有中欧国际商学院的MBA学位及近十年的企业经验，并在多家中外企业任职过人力资源与行政、高管助理等职位。
图片：国际互联网；
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